Freelance : quelques conseils pour gérer un projet

Votre premier projet approche, ou vous avez un doute dans la manière de gérer celui-ci, de dialoguer avec votre client ? Je pense ne pas faire d’erreur si je vous dis qu’on est tous passés par là, et que chaque projet amène son lot de particularités. Voici quelques idées qui pourraient vous servir.

Cet article n’a pas pour but de vous donner les clés du succès, car il n’y en a pas. Tout dépend de votre vision des choses, de vos projets, de vos clients, de votre processus.

Vous êtes seul…

…mais ne le restez pas.
Il y a de nombreux freelance dans votre domaine, et il est important d’échanger avec eux. Que ce soit par l’intermédiaire de conseils, d’anecdotes ou même un simple café en terrasse, partager des moments avec d’autres professionnels vous permettra de prendre du recul sur votre quotidien, et vous offrira même probablement de nouveaux liens professionnels et amicaux qui vous seront bénéfiques.
Il existe également de nombreux lieux de co-working qui permettent de rapprocher les professionnels d’un même milieu ou de milieu parfois très différents, mais pouvant allégrement cohabiter.

Pour initier ce rapprochement, invitez-vous à des soirées à thème dans votre ville (comme à Strasbourg), des événements web gratuits (comme la KiwiParty) ou cherchez des contacts sur des réseaux sociaux comme Twitter, où les webdesigners sont plutôt actifs.
N’y allez jamais avec pour seul but de lâcher vos cartes de visite, mais de vous intéresser à ce que font les autres, discuter avec eux, comparer les projets, les processus de travail, etc.

Trop de casquettes

Vous allez devenir commercial, comptable, webdesigner, exécutant, créatif, etc. Mais ça vous le saviez déjà, non ?

Bien que beaucoup d’entre elles sont distinguables, certaines phases d’un projet risquent de se chevaucher, vous obligeant à placer le bouton schizophrénie sur ON.
Une des premières choses qu’un freelance va ressentir, notamment pour ceux qui n’ont pas ou que peu d’expérience dans le relationnel client, c’est la difficulté de gérer les demandes du client et le travail de création. Vous allez vite vous retrouver à couvrir deux postes simultanément.

Vous n’êtes pas surhumain, prévoyez dans votre processus une phase de création, une phase de collecte des retours, en utilisant un outil spécifique à base de tickets par exemple (comme Solo App ou Asana) et une phase de traitement de ces retours. Prévoyez également, si besoin, des heures où vous ne répondez pas du tout au téléphone, tout en le justifiant auprès de votre client : vous êtes en train de travailler sur son projet, s’il vous dérange durant cette phase ce sera autant de temps que vous ne passerez pas sur son projet. 😉

Vous êtes votre propre ennemi

Jugements hâtifs, envie de commencer un projet très vite, manque de cadre hiérarchique, horaires libres, pour ne citer que ces quelques pièges, sont parmi vos premiers ennemis. Ces ennemis grandiront si vous ne vous imposez pas un cadre strict, au moins au début 😉

C’est relativement simple :

• horaires : imposez-vous des heures précises de travail, comme en agence. Peu importe si vous faites 35 ou 45 h, respectez les horaires que vous vous imposerez.
• cadre hiérarchique : offrez-vous des minutes d’auto-gratification (balade dehors, partie de Hearthstone, bière, etc.) lorsque vous avez bossé comme un chef.
• projet à cadrer : perdez un peu de temps à poser sur papier les problématiques d’un projet, ses risques, les points de flou. (manque de compétence pour vous, faisabilité d’une monté en compétence pendant le projet, etc.) Ce temps perdu sera bénéfique pour la suite, et peut-être vous en fera-t-il gagner si vous décidez que ce projet est trop à risque.

Vous offrez un service

Rappelez-vous que vous n’êtes pas simple exécutant. Vous offrez un service de création, certes, mais vous êtes également le seul conseiller direct de votre client. C’est lui qui vous demande un service parce qu’il n’a pas vos connaissances techniques ou vos capacités artistiques, c’est donc à vous de l’accompagner dans sa démarche.
Ne jugez jamais un client sur ce qu’il va dire, ou demander : il ne sait probablement pas où il met les pieds, c’est à vous de le guider, même s’il vous demande quelque chose avec une certaine assurance.
J’ai d’ailleurs créé il y a peu de temps, un site web « anti-poncifs » pour illustrer certains de mes propos auprès de mes clients : DoisJeUtiliser.fr.

Il ne faut pas hésiter à présenter votre manière de voir les choses, et argumenter auprès de vos clients. S’il vous contacte c’est probablement qu’il a vu certains de vos travaux, il aime donc déjà ce que vous faites. Il ne vous en voudra pas de le contredire, surtout si vous argumentez.

Transparence

L’important dans votre démarche globale est de rester entièrement transparent dans vos relations avec votre client. Si un développement ou une création risque de prendre plus de temps, dites-le-lui. Si vous comptez la lui facturer, dites-lui, si vous ne le faites pas dites-lui également en précisant, comme ça peut arriver parfois, que vous mettez cela sur le compte de l’autoformation et la montée en compétence.

Dites ce que vous allez faire,
faites ce que vous avez dit.

Personne ne pourra vous en vouloir de dire la vérité. Au contraire, une belle relation se construit sur la confiance, et pour moi ça a toujours fonctionné, même le jour où j’ai failli passer en justice pour demander le paiement d’une facture (eh oui, ça arrive). Transition…

Confiance et contrats

Même (et surtout) si vous êtes de nature à faire confiance, ne faites pas les choses à la légère, notamment avec vos nouveaux clients. Prévoyez un contrat (devis) en bonne et due forme comprenant la liste détaillées des actions prévues dans le projet de votre client, ainsi que vos conditions générales de vente.

Un prospect qui refuse de signer votre contrat ou qui vous demande de le faire plus tard pour aller plus vite (prétextant un besoin urgent de vos services car deadline serrée) devrait passer de la case « prospect » à la case « suspect ». Il n’y a aucune raison pour qu’un client refuse de signer un contrat, puisque celui-ci le protège également, d’autant plus que cela prend 10 minutes pour lui, même par fax. :p

De même, afin d’éviter les surprises durant les étapes d’un projet, pensez à faire valider celles-ci notamment par le biais de « bon à tirer ». Principe issu de l’imprimerie, le BàT est un bon moyen de faire comprendre au client qu’un projet web se construit en plusieurs étapes et qu’il ne doit pas revenir sur ses décisions en cours de route.

Éventuellement, sur un projet de longue durée, prenez le soin de noter les nouvelles demandes du client qui pourraient interférer avec les étapes déjà validées, et proposez-lui une v2 de son projet lorsque la v1 sera en production. C’est mieux pour tout le monde, ça ne retarde pas la mise en ligne, et peut-être qu’à l’usage il se rendra compte que sa demande n’était pas si utile pour sa v2.

Et si jamais…

La première peur que j’ai eu est arrivée avec mon premier contrat : devis signé, travail effectué avec brio, et pourtant le client ne voulait pas me payer. Prétexte ? Son client à lui (le client « final ») ne l’avait pas encore payé. Soit. Cependant, il ne faut pas vous laisser avoir avec ce type d’excuses. Si vous êtes un minimum humain, vous allez vous faire avoir. (je me suis fait avoir)

Quelle que soit l’excuse, la personne qui fait appel à vos services sait qu’elle va devoir payer votre expertise, et grâce au devis elle connait même la somme approximative. En acceptant le contrat, elle devrait déjà avoir de quoi vous payer sur son compte en banque. Une fois le travail terminé, le droit prévoit des délais de paiement que les professionnels se doivent de respecter entre eux. Aucune excuse donc, du moins en théorie.

Je n’ai pas dit qu’il ne fallait pas rester humain, l’homo œconomicus a ses limites. Avec un client régulier c’est vous qui sentirez quelle réponse fournir suivant le cas.

Rappelez-vous également que le droit français vous défend relativement bien et que la mise en place de pénalités de retard peut motiver les réfractaires à vous payer dans les temps. Dans tous les cas, si vous n’êtes pas payés, le droit d’auteur vous protège également puisque votre client ne possède pas la cession des droits qui lui permette d’exploiter votre création, et que vous ne fournirez qu’au payement du restant dû 😉

Cet article de quelques conseils balancés en vrac est issu de ma propre expérience, et manque probablement de matière pour présenter toutes les attentions nécessaires pour un projet. N’hésitez pas à enrichir l’espace de commentaires de votre vécu, de vos conseils, de vos critiques ou de vos questions.
Et bonne année 2015 ! (encore)