Encouragez vos employés à suivre des conférences

Dans le domaine du Web, une foule d’événements comme des meetups ou des journées de conférence dans des domaines généraux ou plus spécialisés (WordPress, E-Commerce, UX, CSS, JS, etc.) nous permettent de nous enrichir professionnellement, culturellement et humainement. Vous devriez tous en bénéficier.

Cet article est issu d’une discussion entre professionnels du web, d’un changement positif de politique interne au sein de WP Media (mon employeur) et d’un questionnement avec d’autres acteurs du Web.
Si vous avez une expérience personnelle à partager sur le sujet, n’hésitez pas à l’ajouter en commentaire de cet article, d’autres lecteurs pourront s’enrichir de vos expériences.

Constat

Il existe aujourd’hui encore des entreprises qui doutent de l’effet bénéfique que peuvent avoir les conférences ou évènement assimilées sur leurs employés, et donc indirectement (ou même directement) sur elles-mêmes.

Pire encore, certains employeurs verront ces événements comment une perte de temps et vous sortiront alors l’excuse ultime : « Ne te plains pas, chez [company_name] ils ne le font pas non plus ».

Oui parce que c’est bien connu que c’est toujours bénéfique de niveler par le bas, hein ؟ (sarcasmes)

Les modèles rencontrés

Sur ce constat plutôt négatif dans pas mal de cas, j’ai repéré quelques modèles communs proposés par les employeurs à leurs employés (à moins que ça ne soit l’inverse), mais il y en a certainement d’autres que je n’ai pas encore rencontrés.

Tout n’est donc pas noir ou blanc, il y a du gris à plusieurs nuances.

Le tout compris

Vous ne le rencontrerez pas souvent, mais il s’agit du modèle qui vous fait dire que l’employeur mise sur le bénéfice des conférences et vous incite grandement à en suivre durant l’année, en tant que participant. (je parle de l’aspect “orateur” plus tard)

La boîte qui vous embauche paie tout : frais de déplacement, frais d’entrée, frais de bouche, frais de logement et votre salaire. Vous n’avez pas de vacances à poser pour y aller, pas de frais à avancer, vous pouvez vous balader avec une CB de la boîte et parfois vous avez même l’autorisation d’inviter des collaborateurs/confrères pour l’apéro.

C’est un parti pris intéressant même si je peux concevoir que ce modèle est facilement sujet à abus. Il y a cependant pas mal de moyens pour les limiter.

Le tout exclu

À l’opposé nous avons le modèle que je juge comme archaïque : vous vous débrouillez en tant qu’employés pour prendre des congés, payer vos frais, trouver un logement, etc. Au mieux vous arrivez à proposer un sujet de conférence et vous faire inviter à l’évènement pour réduire les frais, au pire vous avez mis de côté et êtes très passionnés, suffisamment pour tout assumer.

Je n’arrive pas à comprendre ce modèle d’un point de vue employeur. Qu’est-ce qui justifie le refus de voir son employé s’épanouir, monter en compétences, rencontrer des profils similaires ou complémentaires au sien, et éventuellement promouvoir votre marque/identité ? Je reste ouvert aux explications.

Le « ça dépend »

La boîte accepte sous condition(s), souvent de s’y retrouver en terme d’avantages directs : communication, promotion, etc. C’est le modèle qui est le plus souvent présenté par les employeurs notamment au moment de l’embauche, puisque bien souvent ceux-ci n’ont pas réfléchi à la question si jamais vous leur posez.
Cette position est compréhensible puisque votre employeur a besoin de connaître les bénéfices qu’il a à tirer de ce genre d’avantages offerts à l’employé. Cela serait plus simple s’il comprenait tout de suite que c’est un avantage pour lui aussi, mais il faut laisser du temps pour ça.

Souvent des conditions vont être posées :

• la conférence doit être dans le domaine précis de votre job ou de votre boîte (ex: vous vendez des boutiques sous WooCommerce, seuls les WordCamp et WooConferences vous sont autorisées)
• un « crédit conférence » vous sera attribué annuellement, il s’agira souvent d’un nombre de jours et/ou d’un budget. (ex: 1200 € /an et 7 jours)
• vous devrez faire la promotion de votre boîte d’une manière ou d’une autre. (ex: t-shirt, badge, cartes de visite, le logo sur les slides, etc.)
• vous devrez, en tant que conférencier, parler des projets de la boîte, des produits,…
• la participation à des conférences vous sera présentée comme une gratification si votre travail est bien fait. (si si je vous promets que ça existe)
• vous devrez partager les connaissances acquises avec vos collègues via un rapport en interne d’une manière ou d’une autre (formation interne, blog post, etc.)
• etc.

Vous rencontrerez certainement une ou plusieurs de ces conditions qui permettent à l’employeur d’éviter les abus et d’y voir un intérêt direct pour la boîte. C’est un bon compromis (suivant le nombre de contraintes qui s’imposent), avec le temps la politique peut évoluer dans plus de liberté une fois que l’employeur a vu le bénéfice réel des conférences sur ses ressources humaines.

D’ailleurs parlons-en.

Les bénéfices d’une conférence

Puisque certains employeurs n’ont pas toujours conscience des bénéfices de ce type d’évènement (et il ne faut pas les blâmer pour cela, ce n’est pas toujours évident), je vous propose de lister ceux que je vois et qui sont approuvés par la plupart de mes confrères. (Smashing Conf propose même sa vision des avantages) Peut-être que cela aidera les employeurs à changer leur politique interne à ce niveau.

La formation/montée en compétence

C’est celle que je lie le plus facilement à l’employeur : la montée en compétence de ses ressources.
Les conférences sont un moyen de se former, découvrir de nouvelles méthodes, confronter ses connaissances et expériences aux retours d’autres professionnels.

Même s’il est difficile de comparer une formation directe et une conférence web, une formation professionnelle avoisine les 500 € / jour, souvent sur plusieurs jours. Un accès à une conférence telle que Paris Web vous permet de bénéficier de 2 jours de conférences et 1 d’atelier pour moins de 400 € au total. Je ne vous fais pas l’offense de faire le calcul ?
Bien entendu une conférence ne remplace pas une formation professionnelle, les deux formes sont complémentaires. Cependant dans certains domaines très spécialisés il est parfois difficile de trouver des formations, les conférences sont alors un bon moyen d’acquérir de nouvelles compétences et connaissances.

Outre l’aspect formation à moindre frais, les rencontres durant ces évènements ont un réel impact positif sur les professionnels qui y participent.

La rencontre de « profils »

Rencontrer de nouvelles personnes n’est pas une obligation durant ce type d’événement. Certaines personnes n’aiment pas ça et je comprends parfaitement.
Pour ceux qui ne sont pas aussi asociaux que moi, la rencontre de profils différents du sien, professionnellement ou humainement permet de s’enrichir et de s’ouvrir au changement de sa propre vision des choses, dans son domaine ou dans un domaine connexe.

Il est aussi possible d’enrichir son réseau en faisant graviter autour de soi un certain nombre de profils identiques ou complémentaires au sien. La création d’un tel réseau permet à votre employé d’y avoir accès pour quelles que raisons que ce soit : entraide, recherche de profil pour une embauche, etc.
C’est également une excellente image pour l’entreprise qui y envoie son salarié, car le message « nous proposons à nos employés d’évoluer, progresser et s’enrichir au sein de conférences web » est transmise directement. Le salarié est également un représentant potentiel de votre identité, marque ou produit.

Le bonheur des salariés

Un autre effet auquel vous pourrez vous attendre en tant qu’employeur est celui de voir vos salariés plus épanouis. Plus épanouis parce que vous aurez accepté une de leur requête, plus épanouis car ils pourront évoluer dans leurs compétences et apporter du neuf à vos projets, plus épanouis car une conférence permet de changer du cadre quotidien et rebooster l’individu ou une équipe complète.

La volonté de mettre à profit ses nouvelles connaissances et compétences peuvent prendre différentes formes : le partage au sein de son équipe de nouvelles connaissances ou méthodes, l’utilisation de ces nouvelles méthodes sur les projets en cours ou à venir afin d’être encore plus efficient.

Les bénéfices en tant que conférencier

Un autre aspect des conférences c’est que vous pouvez TOUS être orateur si vous le désirez. Et ça apporte souvent des choses très bénéfiques.

La montée en compétences

La recherche autour d’un sujet de conférence permet au conférencier de monter en compétences directement dans son propre domaine, ou dans un domaine voisin. Oui parce que figurez-vous que la plupart des conférenciers (je l’espère) appuient leur « papier » en effectuant des recherches afin d’améliorer et renforcer leur présentation, voire changer ou compléter leur point de vue dans certains cas.

L’orateur spécialisé dans un domaine l’est souvent parce qu’il fait de la veille et des recherches dans son domaine. Partager ces connaissances et ses résultats de recherche aux autres est un moyen de récupérer du feedback et confronter ses résultats pour s’améliorer et monter en compétences.

Les avantages d’être invité

La plupart des conférences à travers le monde invitent les conférenciers pour la ou les journées de conférence pour laquelle ils ont été retenus en tant qu’orateurs. Attention je ne dis pas que c’est systématique, mais les organisateurs de ce type d’évènement, dès qu’ils le peuvent tentent de rendre la conférence gratuite pour les personnes qui donnent de leur temps et de l’énergie pour animer l’évènement grâce à leurs interventions.

Certaines vont même plus loin en vous payant les frais de déplacement et l’hébergement, ce qui offre un grand bénéfice pour vos employés conférenciers : ils montent en compétence en étant speaker, en écoutant les autres conférenciers, et n’ont aucun « impact négatif » en terme de frais. Après effectivement il faut accepter d’être flexible sur vos plannings internes pour libérer une ressource 1, 2 ou 3 jours.

Personnellement, et d’autres conférenciers de mon entourage le font : je ne propose un sujet qu’aux conférences web qui défraient leurs orateurs, autrement cela revient à payer (en temps et en frais) pour donner une conférence. Cela me permet ainsi de ne pas avoir des frais mirobolants et m’évite de demander la participation à mon entreprise.

Mon expérience personnelle

J’ai commencé à m’intéresser aux conférences web depuis maintenant quelques années, après avoir commencé mon activité professionnelle au sein d’Alsacréations. La politique de l’agence web était relativement flexible au début puisque si nous voulions participer à une conférence, il suffisait de le demander.
Après quelques embauches, il était devenu plus difficile de gérer les disponibilités de chacun et le budget déplacement, des limites raisonnables avaient donc été posées avec notamment des crédits en argent et en jours à utiliser durant l’année.
L’exception était que si nous étions orateur, la boîte pouvait alors financer « dans la mesure du raisonnable » certaines dépenses. Les organisateurs de conférences faisant souvent l’effort de prendre en charge les dépenses des orateurs, le raisonnable était souvent au rendez-vous.

Depuis que je travaille avec l’équipe de WP Media, la politique interne a également évolué entre le début et aujourd’hui. La société étant très centrée sur la solution WordPress, les WordCamps nous étaient totalement accessibles à condition que le déplacement ne soit pas hors de prix, et si nous étions orateur, nos frais étaient pris en charge par la boîte. (les WordCamps ne couvrent pas les frais de leurs orateurs hélas)
S’il s’agissait d’un autre type de conférence, il fallait alors obtenir un accord avant de pouvoir y aller, ou prendre sur ses congés personnels. Pour prévenir des problèmes à venir et prendre en compte les différents profils de l’équipe (designer, front-end, managers) la politique a été revue pour donner plus de libertés aux employés. Nos employeurs ont en effet vu les aspects bénéfiques sur leurs ressources que peuvent avoir les conférences en matière de montée en compétences.

Aujourd’hui si je suis orateur durant une conférence, je suis presque libre comme l’air, la question des frais étant toujours dans la limite du raisonnable. Je prends alors un congé de type « Conférence » dans notre outil en ligne, et ces jours ne sont pas décomptés de mes vacances.

Si je souhaite participer à une conférence autrement, un budget annuel cumulable m’est alloué sans limite de temps. (1000€/an)
Si une année je me dis que je me ferai bien le WordCamp Tokyo et que l’hébergement et déplacement sont trop chers, je peux remettre ma participation à plus tard en cumulant ce crédit annuel.

Autre aspect important en tant que conférencier, c’est le temps de préparation de la conférence. Oui parce que mine de rien cela prend un temps fou. Chez WP Media, si le sujet de notre conférence est lié à un de nos produits ou la société, ou s’il s’agit d’un WordCamp, nous pouvons prendre sur nos Breath Weeks (semaines hors sprints) et temps de travail pour préparer notre talk. Autrement c’est sur le temps libre.

S’il fallait conclure

Comme vous pouvez le voir, la solution prédominante et la plus rencontrée est celle des compromis, et c’est tout à fait normal.
L’important selon moi est de permettre à l’employé de participer à quelques conférences dans l’année, même si c’est sous certaines conditions. Prévoir des journées non prélevées sur les congés et l’employé et avoir un soutien de son employeur pour ce genre d’évènements bénéfiques pour tout le monde est un sacré avantage dans le monde du travail. Vous ne devriez pas vous en priver.

Merci à mes confrères pour leurs avis et retours d’expérience, et Stéphanie pour sa relecture, notamment pour me retenir à faire des blagues pourries.